Administratie en boekhouding
Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet je ze in het archief houden of op je computer laten staan? En hoe zit het precies met e-mail?
Wat moet je bewaren?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. Dat betekent in de praktijk dat je alle gegevens over je onderneming moet bewaren. Naast ontvangen en verzonden facturen gaat het dan onder meer om:
-
de kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
-
financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
-
tussentijds gemaakte controleberekeningen
-
bankafschriften
-
contracten, overeenkomsten en andere afspraken
-
agenda's en afsprakenboeken
-
correspondentie
-
software en databestanden
Let op
Zowel de gegevens op papier als de digitale gegevens horen bij je administratie. Daarbij kan het bijvoorbeeld ook gaan om de zakelijke agenda die je bijhoudt op je mobiele telefoon.
Aandachtspunten bij zakelijke documenten
-
Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet je zorgvuldig omgaan. Zo is elke ondernemer voor de omzetbelasting wettelijk verplicht om alle kopieën van facturen te bewaren. Daarbij gaat het zowel om de verzonden als de ontvangen facturen.
Deze facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen. Naast dat ze de wettelijk verplichte gegevens moeten bevatten, is het belangrijk dat ze authentiek, integer (onveranderd) en leesbaar zijn.
Bij een elektronische factuur geldt bovendien dat de ontvanger akkoord moet zijn met het ontvangen van zo'n factuur. Ook moet deze altijd leesbaar te maken zijn. Dat kan bijvoorbeeld inhouden dat je de juiste software nodig hebt.
Let op
Bewaar facturen altijd in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Je moet een elektronische factuur dus bewaren als bestand. Uiteraard kun je zo'n factuur voor eigen doeleinden printen, maar het oorspronkelijke bestand moet wel blijven bestaan.
-
Back-ups
Je mag bestanden met zakelijke documenten op elke door jou gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken.
Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een back-upservice in het buitenland voor je facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij je factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
-
E-mails
E-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op je bedrijfsvoering, horen net zo goed bij je administratie.
Overzicht van bewaartermijnen
Maar hoe lang moet je de gegevens over je onderneming bewaren? De Belastingdienst gaat in de regel uit van de volgende bewaartermijnen:
| Soort document | Bewaartermijn |
| Gegevens van onroerende zaken en rechten op onroerende zaken | 10 jaar |
| Basisgegevens als het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie | 7 jaar |
| E-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering | 7 jaar |
| Overige gegevens: loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, kopieën van het identiteitsbewijs en kopieën van beschikkingen of verklaringen die je van je werknemer hebt gekregen |
5 jaar |
Let op
Een langere bewaartermijn geldt voor bedrijven die elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten leveren. Zij moeten hun administratie 10 jaar bewaren.
Kortere bewaartermijn
Op grond van beleid kan de belastinginspecteur soms afspraken maken over een kortere bewaartermijn. Dit geldt ook voor de vorm en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.
Bron: Belastingdienst